https://www.youtube.com/watch?v=LaHYVTGMH44 Show
Se você trabalha no departamento de compras ou é dono da sua própria empresa, então com certeza é necessário que você aprenda como fazer cotação de preços no Excel. Em um mundo cada vez mais competitivo encontramos uma enorme concorrência e isso afeta muito os preços, prazos e atendimentos dos fornecedores. E cabe a você como comprador encontrar o vencedor com a melhor condição para cada um dos produtos da sua lista de compras. Mas como fazer isso de uma forma prática? Neste artigo você aprenderá:
O que é cotação de preços?A cotação de preços é uma tarefa realizada rotineiramente pelo departamento de compras da empresa, financeiro ou gestor da empresa aonde é criada uma lista de compras e realizada uma pesquisa de preços e informações junto a fornecedores selecionados. Neste processo após o levantamento dos preços, condições de pagamento e entrega de cada fornecedor para cada um dos produtos da lista é realizado então a definição do vencedor para cada um. A cotação é um ponto crucial para a empresa, pois ele afeta diretamente os custos da empresa e também a sua capacidade de concorrer no mercado, pois adquirindo produtos e serviços por um preço ruim a sua margem e competitividade diminuem. Como criar uma cotação de preços no Excel?Para realizar uma cotação de preços no Excel há alguns processos e cadastros que existem.
Vamos entender cada uma das partes que compõe uma planilha de cotação de preços e entender como ela funciona. Cadastro de dados de faturamentoO cadastro com os dados de faturamento contém informações auxiliares a geração de ordem de compra e cotação de preços. Isso porque ela possui informações para a emissão da nota fiscal, centralizando a informação e removendo a necessidade de reenviar esta informação para cada pedido ao fornecedor manualmente. Cadastro de produtosAs cotações são realizadas para a aquisição de produtos ou serviços. Este cadastro é necessário porque ele contém as informações padrão dos produtos e ainda pode conter outras informações muito importantes como:
Cadastro de fornecedoresAs informações dos fornecedores devem estar sempre a mão. Elas são imprescindíveis para a cotação de preços e também para resolver problemas após o pedido de compra. Nela devem constar informações como:
Cotação de preços ExcelNa planilha de cotação de preços é aonde iremos definir a lista de produtos que irão fazer parte da compra e também os fornecedores que irão participar da cotação de preços. Nesta etapa inclua os produtos que deseja listar na sua cotação e deixe cada um em uma linha diferente. Os fornecedores escolhidos devem ser do mesmo ramo de atividade e quanto mais fornecedores possivelmente melhor a sua cotação, lembrando sempre que é importante também ver o aspecto da idoneidade de cada fornecedor adicionado na cotação de preços. Uma planilha de cotação de preços possui os seguintes campos:
Lista de produtos para o fornecedorA planilha de cotação de preços Excel pode também gerar uma lista com os produtos da cotação prontos para que o fornecedor coloque o preço, informações de observações para cada item, como marcas substitutas e informações de frete e prazo de pagamento. Pedido de comprasNo pedido de compra devem constar informações importantes como o número do pedido de compra, data de emissão e além destas:
Uma vez pronta em Excel você pode gerar o pedido de compra ela em PDF e enviar somente este arquivo, garantindo assim que o mesmo não seja adulterado pelo fornecedor. Boas práticas na cotação de preçosAlém das já citadas há ainda boas práticas que devem ser seguidas no momento em que estiver realizando uma cotação. Cote com pelo menos 3 fornecedoresA variedade dos fornecedores é muito importante, ela aumenta a chance de ter um melhor preço e também a segurança de escolher um preço dentro do mercado. Além disso, melhora a sua relação com os fornecedores fazendo com que tenham sempre uma melhor relação. Então 3 é o mínimo. Não dependa de um fornecedorAlgumas vezes você ficará tentado a comprar tudo de um mesmo fornecedor por questão de praticidade, preço da maioria dos itens ou condições. Mas nem sempre é a melhor escolha. Isso porque você pode acabar dependente de apenas um fornecedor, fazendo com que outros se afastem e que caso haja uma falta do fornecedor você acabe ficando na mão. Então por isso é sempre bom comprar de mais de um fornecedor, dividindo um pouco as compras e às vezes comprando de um que está por centavos mais caro que o outro. Detalhe a sua compraAo criar a cotação preencha o mais detalhadamente possível o produto, lembrando principalmente da questão da marca e dimensões importantes do produto. Para reduzir a chance de problemas uma solução é ter um cadastro de produtos que evitará que tenha que digitar os produtos e acabar esquecendo detalhes. Estabeleça limite de dataAo enviar as listas para serem preenchidas pelos fornecedores deixe evidente os prazos para o retorno dos preços. Isso é importante para criar uma padronização e educar seus fornecedores ganhando agilidade no seu processo e também um comprometimento com os fornecedores que enviarem os preços no prazo. Com o tempo os fornecedores irão enviar dentro do prazo. Dê retorno aos fornecedoresAlém de respeitar os seus prazos para a compra também retorne aos fornecedores dentro do prazo que citou aos mesmos. Independente se comprar ou não é importante responder aos fornecedores agradecendo a cotação e mantendo aberta a comunicação com os mesmos para as próximas cotações. Tenha um padrão na sua cotação de preçosAo enviar a cotação de preços aos fornecedores tenha um padrão. Isto faz com que as cotações sejam respondidas mais rapidamente e também passa uma imagem melhor da sua empresa. Envie sempre com dados da sua empresa e a logomarca identificando-se e gere o pedido de compra em PDF antes de enviar ao fornecedor por e-mail. Planilha de Cotação de Preços e Pedido de Compras ExcelVocê pode adquirir a nossa solução pronta e profissional que atende todos os requisitos deste artigo, garantindo assim que você tenha um processo rápido e seguro para a cotação e compra de produtos. Para adquirir basta clicar no botão abaixo e comprar na nossa loja com toda a segurança. Emitimos nota fiscal para todas as compras e podem ser feitas com cartão de crédito, boleto ou Paypal e o envio é automático para o seu e-mail. Dúvidas?Veja no vídeo no início deste artigo o funcionamento ou entre em contato conosco no chat da loja ou pelo e-mail .
Quer aprender Excel do Básico, passando pela Avançado e chegando no VBA? Clique na imagem abaixo: |