Como usar o Trello no dia a dia

Written by Bobby Grace | 06 de Janeiro de 2014

O Trello é muito simples na superfície e, ao navegar pelas camadas, você vai descobrir como ele é dinâmico e poderoso para todo e qualquer projeto.

Milhões de pessoas e empresas de todos os tipos e tamanhos usam o Trello para gerenciar tudo, desde a comunicação de time, processos de integração, suporte ao cliente, listas de tarefas semanais e até os horários de planejamento das refeições.

O Trello está cheio de recursos, atalhos e Power-Ups incríveis que aumentam a eficiência e a produtividade no trabalho ou em casa. Vamos dar aquela espiada!

Como usar o Trello nº. 1: começando com o básico

O Trello está repleto de atalhos de teclado. Eles permitem que você faça tudo no cartão, como arquivar e mover os cartões e até adicionar e remover membros e etiquetas, com o clique de uma única tecla. Você pode pressionar"?" a qualquer momento para abrir a página de atalhos (um atalho para atalhos? Impressionante!). No entanto, quero destacar alguns dos meus favoritos.

Meu favorito é o atalho "b" que abre o menu de quadros e permite que você procure por quadros no ato. Pressione "b", digite as primeiras letras do quadro que você está procurando, pressione enter e pronto. É a maneira mais rápida de alternar para outro quadro.

Outro favorito é "f" que abre o filtro do cartão quando você está dentro do quadro. Dá para começar a procurar cartões por título na hora. O filtro também sugere membros e rótulos, então você começa a digitar "da" e ele sugere “Daniel”. Pressione enter para ver os cartões atribuídos a ele. Pressione "x" para limpar o filtro.

Veja a lista completa de atalhos de teclado do Trello aqui.

menções com @

Precisa chamar a atenção de outro membro do quadro? É possível mencionar os membros pelo comentário no cartão e eles recebem notificação. Também tem preenchimento automático. Basta começar a digitar "@" e o nome deles e você vai receber sugestões.

Clique duas vezes para adicionar alguma lista ou cartão do Trello

É possível dar um clique duplo em qualquer espaço livre do quadro para abrir o elemento “Adicionar lista”. O Trello é inteligente o suficiente para saber que você clicou entre "Fazendo" e "Feito" e vai usar esse local como padrão.

Você também pode clicar entre dois cartões para criar um cartão nessa posição na lista. Às vezes você não quer que o cartão novo fique tão lá embaixo!

Essas técnicas poupam tempo ao navegar e rolar pelo quadro.

Arraste, solte e cole anexos

É possível arrastar e soltar vários arquivos da área de trabalho para que sejam carregados para algum cartão. É um recurso muito útil para compartilhar capturas de tela, imagens ou documentos que precisam de colaboração do time. Você também pode arrastar imagens de outros sites para os cartões.

E tem mais! Você também pode colar imagens. Basta encontrar a imagem na web, clicar com o botão direito do mouse e selecionar "Copiar imagem", abrir ou passar o mouse sobre o cartão e pressionar o "comando + v" (Mac) ou "ctrl + v" (Windows). Funciona com qualquer imagem na área de transferência.

Mas espere, tem mais! Também dá para arrastar links dos sites favoritos direto para o Trello. Os metadados são incorporados ao cartão, por exemplo, se você estiver navegando por receitas no Pinterest e quiser salvar uma no seu quadro de planejamento de refeições, basta mover a mão:

Ufa! Muito chique. 

Integração do Trello com o Google Drive

Por falar em anexos, dá para fazer upload de arquivos direto das contas do Dropbox e do Google Drive. Abra o cartão, clique em "Anexar arquivo..." na barra lateral e selecione "Dropbox" ou "Google Drive". Entre na sua conta se ainda não entrou e selecione seus arquivos. Ta-da! Não é necessário organizar ou arrastar. Seus arquivos já foram compartilhados com todos.

O Trello também tem o Power-Up para o Google Drive. Ele permite criar e anexar todos os tipos de arquivos do Google que são incorporados no verso do cartão para facilitar a visualização:

Copiar quadros, listas, cartões e checklists

Quer usar algum quadro ou cartão como modelo? É possível fazer uma cópia deles. Para o quadro, clique no botão "Opções" e selecione "Copiar quadro..." no menu. Para listas, clique no menu no canto superior direito da lista e selecione "Copiar lista...". Para cartões, abra menu "Mais..." no verso do cartão e selecione "Copiar...". Você também pode copiar itens de checklists de outras checklists para o quadro ao criar uma nova checklist. Basta clicar no botão "Adicionar checklist..." na barra lateral do cartão e selecionar a opção em "Copiar itens de...".

Comunicação com Emoji

Às vezes, não é preciso usar palavras quando está comentando no cartão do Trello. Com as reações emoji, dá para comunicar com facilidade seus pensamentos colocando algum emoji rápido no comentário de alguém. Para adicionar a reação ao comentário, basta clicar no ícone de emoji abaixo do comentário e selecionar o emoji. Ou clique no emoji que já foi adicionado para apoiar a ideia.

Arraste o quadro para navegar

Rolar na horizontal pode ser complicado. Para facilitar, a gente adicionou o recurso de arrastar o quadro para rolar. Basta encontrar algum lugar vazio no quadro, clicar e segurar e arrastar para a esquerda ou para a direita para rolar o quadro. É muito mais fácil do que encontrar a barra de rolagem e arrastar.

Ações de lista em massa

Alguma vez precisou mover ou arquivar todos os cartões da lista, como arquivar tudo na sua lista "Feito"? A gente facilitou essa parte também. Basta passar o mouse sobre o título da lista, clicar no botão de menu no canto superior direito e selecionar "Mover todos os cartões nesta lista..." ou "Arquivar todos os cartões nesta lista...".

Gerenciamento de notificações do Trello

Você mantém o Trello aberto no navegador ou na área de trabalho o dia todo? Se você estiver usando o Chrome ou o Safari, o navegador pode gerar notificações na área de trabalho. Basta clicar no botão de Notificações no cabeçalho e selecionar "Permitir notificações na área de trabalho..." no menu. Agora, quando você receber a notificação, uma pequena janela com a notificação vai aparecer no canto da área de trabalho, mesmo se a aba não estiver em primeiro plano.

Você também pode organizar as notificações com facilidade no Trello com o feed de notificações. Ao entrar no painel de notificações, você vai ver opções como “Filtrar por não lido” e “Marcar tudo como lido”. Essas opções permitem categorizar rápido as informações recebidas e selecionar apenas os itens para manter como "não lidos", a qualquer momento.Para marcar o item como lido (ou não lido), basta clicar no círculo à esquerda de qualquer notificação:

Selecionar “Filtrar por não lidas” mostra apenas essas notificações, e selecionar “Visualizar todas” leva de volta à lista principal de todas as notificações em ordem cronológica.

Recursos completos de notificação estão disponíveis nas versões para Web, desktop e dispositivos móveis do Trello. Descubra mais detalhes sobre essa funcionalidade aqui.

Trello na palma da mão

Todos os profissionais deveriam ter seus quadros do Trello disponíveis no bolso traseiro. A gente resolveu esse problema. O Trello está disponível para iPhone e Android. Então, da próxima vez que você estiver fazendo compras no mercado, não precisa procurar aquela lista em papel e uma caneta. Basta abrir o aplicativo do Trello no smartphone e começar a riscar esses itens da lista e botar tudo no carrinho.

Beba muita água, durma oito horas por noite e faça três refeições monótonas por dia.

Nada a ver com o Trello. Apenas bons conselhos.

Como usar o Trello nº. 2: expandindo seu conhecimento

Antes, a gente falou sobre os recursos menos aparentes que deixam o uso do Trello super-rápido. A gente ainda não chegou nem perto de falar de todas as coisas legais que dá para fazer.

Atalhos de teclado novos e expandidos

Este prático infográfico apresenta todos os atalhos de teclado disponíveis no Trello.

Use o atalho “t” para editar o título do cartão e o atalho “e” para editar a descrição do cartão. Você também pode passar o mouse sobre algum cartão, pressionar algum desses atalhos e o cartão é aberto. Em seguida, você pode começar a editar o campo escolhido.

Na composição do cartão, você pode manter pressionada a tecla “shift” e pressionar “enter” para criar e abrir o cartão na mesma hora. É muito melhor do que apertar enter, fechar o editor e clicar para abrir o cartão.

Você também pode pressionar “j” e “k” no teclado para escolher o cartão acima ou abaixo do cartão atual. Esses atalhos fazem a mesma coisa que as setas para cima e para baixo. Pressione “enter” com o cartão selecionado para que ele seja aberto. Você também pode pressionar “n” enquanto passa o mouse sobre qualquer cartão para abrir o editor de cartões logo abaixo do cartão selecionado.

Como sempre, é possível apertar “esc” para fechar e cancelar os campos editáveis, menus popover ou janelas de diálogo abertas.

Confira a lista completa de atalhos. E se tiver alguma dúvida enquanto estiver no seu quadro, basta pressionar “?” para abrir os atalhos para uma consulta rápida:

Crie vários cartões e itens de checklist com um clique

Adicionar vários cartões ou itens de checklist pode ser chatinho. Se você estava usando planilhas do Excel ou documentos do Word com uma lista de itens, vai precisar rebolar para fazer a conversão para cartões do Trello. Selecione Texto, copie, alterne aplicativos, cole, insira, alterne aplicativos, selecione texto, copie... Credo.

Bem, esse problema não existe mais! Quando você quiser criar vários cartões ou itens de checklist ao mesmo tempo, você pode copiar uma coluna de planilha ou de alguma lista separada por novas linhas de um processador de texto, colar no editor de cartões ou adicionar o campo do item da checklist e clicar em enviar.

Assim, você cria um item de cartão ou de checklist para cada linha da lista. Essa ação não interfere com o método rápido e fácil de "apertar enter para criar o" cartão; funciona apenas ao colar texto. É um recurso para poupar tempo, à disposição quando você precisar.

Recursos da checklist do Trello

A verdade é que as pessoas usam checklist com frequência, então existem algumas maneiras para que fiquem mais flexíveis. Para começar, você pode reordenar as checklists. Basta clicar e arrastar. Você também pode arrastar itens da checklist entre checklists caso queira mover todos os seus itens para a checklist da Amy, sua colega de trabalho. As listas de verificação aparecem na ordem em que você as criou e não em ordem alfabética.

Se você riscou muitos itens da checklist que não vai precisar mais, basta clicar em “Ocultar itens concluídos” na checklist e esses itens são removidos da exibição para a lista fique limpa enquanto você lida com as tarefas.

Quadros e cartões incorporados e relacionados

Ao virar mestre no uso do Trello, é provável que você tenha toneladas de quadros, cartões e aplicativos que usa todos os dias. Às vezes, pode ser difícil acompanhar todos eles. A gente derrubou a barreira do quadro para que você possa incorporar cartões e pastas do Trello aos seus aplicativos favoritos, como Bitbucket, Dropbox Paper, appear.in, Confluence Cloud e muito mais.

Ao incorporar cartões e quadros do Trello aos aplicativos que você usa para planejar, trabalhar e se comunicar, os times ficam conectados e podem ver quem está fazendo o quê (e o que precisa ser feito) sem alternar entre aplicativos.

Você pode gerenciar projetos com vários quadros e cartões adicionando quadros e cartões do Trello como anexos aos cartões. É muito simples — na Web ou na área de trabalho, clique no botão “Anexos” no verso do cartão, selecione Trello e procure ou insira a URL que quer anexar. O Trello sozinho já pega os últimos cinco cartões e quadros que você visitou para ajudar a poupar algum tempo.

Outra maneira fácil de anexar cartões ou quadros relacionados é copiar a URL da janela do navegador, passar o mouse sobre o cartão que vai receber o anexo e apertar Cmd+V. Na verdade, você pode passar o mouse sobre qualquer cartão e clicar em Cmd+C para copiar e depois passar o mouse sobre outro cartão e pressionar Cmd+V para colar o cartão.

Em dispositivos móveis, toque no ícone de menu do cartão ou quadro e selecione “Copiar link”. Em seguida, abra o cartão onde você gostaria de adicionar o link, selecione o ícone de anexo e “Anexar link copiado”.

Se você está procurando outros jeitos de melhorar suas habilidades no Trello, consulte o Guia "Como começar" para se aprofundar ainda mais nos recursos e funcionalidades. 

Como usar o Trello nº. 3: tornando-se um especialista

A esta altura, a gente está confiante de que você está perto de virar usuário mestre do Trello. Você conhece todos os atalhos, como incorporar cartões em aplicativos e os truques nos quadros e cartões para realizar mais com menos frustrações.

Mas como você, leitor inteligente e muito produtivo, sabe, educação constante é fundamental para manter as habilidades atualizadas e relevantes. Então, sem mais enrolação, a gente vai mostrar mais recursos e funcionalidades do Trello para que você possa ostentar seu conhecimento para o time.

Power-Ups para empoderar os quadros do Trello

A gente trabalha duro para manter a experiência principal do Trello o mais simples possível. Se não é algo que todo projeto precisa, como comentários, checklists e anexos, então não é essencial. Mas a gente quer oferecer recursos adicionais de nicho para aqueles que precisam deles. Conheça os Power-Ups do Trello.

A gente tem mais de 100 Power-Ups para aplicativos populares como Slack, Google Drive e Bitbucket. E não estão incluídos os milhares de Power-Ups privados e personalizados criados pelos usuários para atender às necessidades das empresas em que trabalham. Você pode ver os Power-Ups disponíveis no Diretório de Power-Ups.

Para habilitar os Power-Ups, abra o menu do quadro na barra lateral e selecione “Power-Ups”. 

Criação de cartão na caixa de entrada de e-mail

Zerar a caixa de entrada nunca foi tão fácil com esse recurso. Abra o menu da barra lateral no quadro, selecione “Configurações” e, em seguida, “Configurações de e-mail". O Trello oferece um endereço de e-mail para cada quadro e até mesmo para cada cartão individual. Dica profissional: Adicione o e-mail ao seu catálogo de endereços com algum nome legal e fácil de lembrar. Envie um e-mail para esse endereço e pronto, um cartão vai aparecer nos seus quadros. Confira o tutorial completo aqui sobre como configurar essa função.

Se você for usuário do Gmail, pode integrar o complemento do Trello para o Gmail. Com essa funcionalidade, é possível clicar no ícone do Trello ao lado de qualquer e-mail para criar o cartão correspondente no Trello.

Se você é usuário do Outlook, sem problemas! Tem complemento para você também:

Saiba mais sobre o complemento do Outlook: leia mais aqui

Personalize a aparência do quadro com planos de fundo

Você pode escolher seis cores diferentes para mudar seu plano de fundo, mas não seria bom se pudesse admirar belas vistas panorâmicas enquanto trabalha? Graças ao Unsplash, os usuários do Trello têm acesso gratuito à sua enorme biblioteca de lindas fotografias. Sim, há milhões de opções gratuitas de planos de fundo disponíveis no Trello. A gente agradece, Unsplash!

Para ver os novos planos de fundo do Unsplash, vá até Menu> Mudar plano de fundo e clique em Fotos. Lá, você pode navegar pelas fotos sugeridas ou pesquisar por palavra-chave para restringir os resultados.

Os planos de fundo do quadro são usados em muitos lugares, incluindo a página de quadros. Outra coisa legal: quando você abre qualquer quadro no navegador, o favicon muda para corresponder ao plano de fundo do quadro, para que você possa sempre achar o quadro em seu mar de abas do navegador.

Não se esqueça desses atalhos importantes

Como já foi mencionado, o Trello está cheio de atalhos de teclado para acelerar sua velocidade ao usar. Eles estão todos listados nesta página, que você pode exibir a qualquer momento pressionando “?”.

As teclas “J/K” vão virar suas novas melhores amigas. Se você estiver visualizando um cartão, pode pressionar “J” para abrir o próximo cartão na lista e “K” para abrir o cartão anterior. Você também precisa ficar sabendo sobre a tecla “B.” Pressione essa tecla para abrir a gaveta de quadros, onde você pode digitar algo para filtrar os quadros e pressionar “enter” para abrir o que quiser.

Outro atalho que costuma ser favorito é “Q”, que filtra o quadro e mostra apenas os cartões atribuídos a você. Excelente para quadros grandes com toneladas de cartões! A floresta é densa.

Reordene os quadros marcados com estrela com a função arrastar e soltar

Tente! Você pode colocar o quadro mais importante no topo da lista, facilitando ainda mais o acesso.

Aproveite ainda mais o Trello com o Trello Standard, Premium ou Enterprise

A gente tem três produtos pagos para você aproveitar. A gente criou o Trello Premium e o Enterprise para todos os tamanhos de times e empresas, para oferecer quadro para times ilimitados, controles administrativos e recursos adicionais, como integração com o Google Apps, observadores e permissões adicionais. Saiba mais sobre os planos pagos do Trello.

Ainda tem a versão gratuita do Trello disponível, com Power-Ups ilimitados! E se o plano Free não atender às suas necessidades, confira o Trello Standard. 

Baixe o aplicativo do Trello para desktop

Em vez de abrir outra aba do navegador, você pode usar o aplicativo para desktop do Trello. Ele está disponível e é gratuito para usuários de Mac e Windows. O Trello para desktop agora oferece atalhos de teclado mais detalhados, além da capacidade de definir atalhos personalizados. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do Trello para Desktop para criar atalhos personalizados para abrir o aplicativo e use o atalho de adição rápida para criar cartões onde estiver.

Existem toneladas de novos atalhos de teclado disponíveis apenas no Trello para Desktop. Veja a lista completa aqui.

Para aproveitar o Trello ainda mais, confira a página Recursos do Trello e comece a criar quadros e cartões para todas as áreas da sua vida através da experiência de outros usuários na página de modelos do Trello.